为规范各类会议的有序组织和管理,确保会议召开的质量和效率,使工作沟通更加顺畅,结合基金会实际,特制定本办法:

一、会议组织

1.凡是会议,必有准备:永远不开没有准备的会议,在会议前,必须把会议材料提前发给与会入员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。没有准备好的会议必须取消。

2.凡是会议,必有主题：开会必须要有明确的会议目的,为会议准备的资料,必须显示会议主题。会议的主题,要事先通知与会人员。

3.凡是会议,必有纪律:主持人在会议前要宣布会议纪律,对迟到早退人员和开小会私下讨论的行为要提出批评。对在会上脾气恶劣和攻击他人行为进行严肃批评，会后要进行谈话。

4.凡是会议,必有议程:在会议之前要有明确清楚的会议议程,会议组织人员要在下发会议通知时告知各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间和内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料。

5.凡是会议,必有结果,开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对时间的浪费。所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议主持人设置时间提醒，会议中有权利打断那些偏离会议主题的冗长发言。会议的决议要形成记录，必要的要形成会议纪要。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

6.凡是开会，必须守时：设定时间,准时开始,准时结束。

7.凡是开会,必有记录:要有准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议必须有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,必须在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。

8.凡是散会,必有追踪:建立会议事后追踪程序，会议每项决议都要有跟踪、督导检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。

二、会议分类

9.理事会会议

10.理事长办公会议

11.党支部会议

12.秘书处（扩大）会议

13.例会会议

理事会会议、理事长办公会议、秘书处（扩大）会议、由综合部负责,主要职责：

（1）会议的通知、会议资料的收集、整理及根据要求发放给所有参会人员、会场安排；

（2）做好会议记录,控制会议进程；

（3）整理会议纪要、监督并跟踪会议决定事项的执行情况；

（4）会议所有准备及跟踪情况向秘书长直接汇报；

参会人员：基金会负责人、理事、基金会全体工作人员（由于出差或是其他原因不能参会,应提前向基金会请假,会后需认真学习会议内容,有意见和建议及时与主持人反馈沟通）。

三、会议要求

14.会议组织者应提前30分钟将会场布置到位,收集所有会议材料,做好会前准备。

15.所有参会人员应严格按照会议通知时间准时到达会场,不得无故缺席,并认真做好会议记录,确因有事不能到会的,应提前至少2小时向会领导请假批准。

16.与会人员应严格按照会议内容撰写发言提纲,汇报时应简明扼要,思路清晰；

17.会场应保持安静,认真听会,手机必须处于振动、静音或关机状态,确实需要，必须到会场外拨打、接听电话。

18.会上允许持有不同观点和保留意见,但一旦在会上形成决议,无论个人同意与否都应该认真贯彻执行。

19.会议记录人员应在会议当天整理形成会议纪要,由参会人员签字确认后上报领导审核,印制发送各与会人员及涉会人员。

20.所有参会人员务必着装朴素大方,党员需佩戴党徽。

四、会议跟踪

21.对于会议上分配的工作,由秘书处及时跟进督促,严格按照会议精神督查工作进展及执行情况.

22.跟进结果要严格按照会议决议中时间节点执行,执行结果及时反馈给基金会秘书处。

五、会议纪律

23.迟到、无故不参加会议、会议期间随意进出和无故离会者，会议主持人要提醒，有令不止者，会后进行约谈，并取消全年评选优秀资格。

24.会议期间手机没有按要求开静音或振动者,会议主持人要提醒;

25.没有按规定时间完成工作、不落实或落实不力者，取消其部室及个人评选优秀资格，并约谈有关部室负责人，通报批评;

        26.会议没准备资料或应付了事者,主持人要提出批评，下次会议仍然令行不止者，要进行约谈并通报批评。