为了加强基金会档案管理，有效的收集、保护和利用档案，促进档案管理的规范化、制度化、科学化，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《济南市档案管理若干规定》、《基金会管理条例》及有关法律法规要求，特制定本制度。

一、档案员职责

（一）要认真学习、贯彻《档案法》，忠于职守，遵守纪律，按照上级档案工作的方针、政策、制定本单位的档案工作计划，完善档案管理制度、办法和借用档案手续，遵守档案保密制度，禁止无关人员出入档案室。

（二）负责对上级部门下发的文件及本会形成的各种文件材料的收集、整理、归档、保管、利用、统计工作。所归档的档案材料力求做到收集齐全、完整。

（三）每年负责对本单位的档案工作情况逐项进行自查，对不合格项及时整改。

（四）工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、归档范围
　　（一）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等。
　　（二）与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

（三）基金会对外发文及与有关单位来往的文件。
　　（四）基金会的各种工作计划、报告、请示、批复、年审及评估材料。

（五）基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（六）基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

（七）基金会的历史沿革、大事记及反映基金会重要活动、项目的方案、照片、录音、录像、救助明细等资料。

三、档案建立

（一）基金会各类收发文件及需存档资料，由基金会综合部档案员备案登记，随时收发，随时登记。

（二）年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

（三）项目档案应在此项工作结束后一个月内整理完成，并由项目部主任审阅后，项目部保管。项目文件应做到完整、成套、系统；内容真实、资料齐全；字迹清楚，图样清晰；图表整洁、签字手续完备。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

四、档案保管

（一）档案人员要以维护档案的完整为已任，采取得力措施，做到排列有序，查找方便，调卷迅速、准确，最大限度的延长档案寿命。

（二）档案室按照分类方案，科学规范的排列档案，档案资料按照档号顺序，整齐存放排列。

（三）档案室应有防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防虫鼠等安全措施，保持整洁，通风良好。

（四）档案室内严禁吸烟，非管理人员不得随便进入，确保安全。

（五）定期检查档案保管情况，清除隐患，发现问题及时解决。

五、档案借阅

（一）调阅存管档案资料和正在撰写中的文件，要严格办理手续。秘书长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经理事长或秘书长签字同意后方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。
    （二）外单位查阅本单位档案，必须持单位介绍信，重大问题须领导批准后方可查阅，但一律不许借出使用。

（三）档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录档案，须经理事长批准。

（四）借阅档案人员应爱护档案，不得拆卷、涂改和污损，防止丢失、损坏。否则，追究有关人员责任。

六、财务档案

（一）本单位形成的各种会计报表、凭证、账簿年度终了后，由财务负责人负责收集、整理、立卷，并单独保管。

（二）归档的各种会计档案，要保证齐全完整，符合归档范围要求。